メール等の連絡で当たり前にしておきたい6つのこと

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当たり前のことは当たり前にする。
なんかよくわからない言葉ですよね。

そもそも当たり前とは…

「当然。ごく普通のこと。ありふれていること。古く、漁や狩りなど共同作業をした場合、それぞれの集団では何らかの方法で各人の分け前を決めていたものである。当たり前とは獲物からその一人一人が受け取る取り分のこと。当然分配されるべくして分けられるのだから、当たり前を受け取るのがすなわち当たり前となった。」(出典:三省堂Web Dictionary)

つまり、当然のことと感じることが当たり前ということみたいです。
この当然と感じる基準は人によって異なるからこそ当たり前って言葉は難しいのではないかなと感じています。
そこで僕が日常生活において、メール等の連絡の際に当たり前と感じることを書いていきます。

1. 返事はすぐに行う。
時間があるときにと思っていたら忘れてしまうことが多い。どうしても時間がないときは未読にして忘れないようにするなどの対処を行う。また遅くても24時間以内には対処する。

2. メールでも挨拶をする。
僕も忘れがちなんですが、友人に対してもまずは「おはよう。」や「お疲れ様。」から文面は始める。対面コミュニケーションでないため忘れがちですが、挨拶って大切ですよね。

3. URLを忘れずに。
待ち合わせなどで知らないカフェとかで待ち合わせることってありますよね。そして大概、チェーンのお店。都会に行けば同じ店はいくつもあるので間違えることもあります。それを避けるためにもお店のURLは送りましょう。また、Facebookのイベントの参加表明が未定の場合、確認連絡が来ることがありますが、URLが貼ってあるととても助かり、気遣いを感じます。これも忘れないようにしましょう。

4. グループ連絡は自分ごとと捉える。
FacebookのグループメッセンジャーやグループLINEで、誰となしに質問や発言が出てくることがあります。その場合は必ず返信しましょう。他人事だと思い、放置してしまうと相手も困りますし、自分にとっても意識が薄れて行動に反映されなくなります。また、自分が発言した時に返事がもらえなくなってもいいわけはできません。

5. クライアントからの連絡や、お問い合わせの際にはフルネームを。
苗字だけでなく、フルネームを心がけましょう。苗字だけで呼ばれることが多いので、相手も親近感をもってくれるはずです。また、自分の名前も覚えてくれることもあるでしょう。ときに、日本人ならではかもしれませんが、珍しい漢字が共通のときはさらに親近感が湧きます。おすすめです。

6. PREP法はメール連絡にも適用する。
PREP法とは..

Point…結論
Reason…理由
Example…具体例
Point…結論

この構成で文章を端的かつ完結に書くことで相手の読む時間を短縮します。これも相手に対する一つの気遣いです。メールだけでなく普段の会話の中でも意識して会話してみましょう。

いかがだったでしょうか?
できてる部分もできていない部分もあるかと思います。
この機会に普段の連絡内容を見直してみてはいかがでしょうか?

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